Wiki Almere: kennis uit de kast

Wiki Almere: kennis uit de kast

donderdag 13 november 2014

Alle kennis van je organisatie bereikbaar en aanpasbaar door iedereen, het kan in Almere. Gemeente Almere heeft sinds enkele weken zijn intranet opgedeeld in een nieuws- en een wiki-sectie, waarbij iedere medewerker de wiki kan vullen, aanpassen of aanvullen. 

Ontsluiten van kennis

Zoals in elke grote organisatie met zeer veel uiteenlopende werkzaamheden als een lokale overheid beschikt Almere over heel veel “kennis” die vooral in dossiermappen en hoofden van medewerkers zit. Een gedeelte werd op het oude intranet van de gemeente weliswaar gedeeld via de digitale weg, maar was weggestopt achter allerlei termen in pleinen en deelpleinen, en was vaak verouderd of niet terug te vinden.

Bestaande wiki-extensie aangepast

Tijd om het resoluut te veranderen. Wikipedia.org is voor het merendeel van de mensen tegenwoordig de plek om snel iets op te zoeken. Waarom zou het intern bij een gemeente anders werken? Aan WIND Internet werd dan ook gevraagd om in de opstelling voor het nieuwe, sociale, intranet een extensie op te nemen die als wiki zou fungeren. Elke medewerker zou daarin alle artikelen gewoon kunnen wijzigen, uiteraard na ingelogd te zijn en onder zijn of haar eigen naam. De al langer bestaande Typo3 extensie DrWiki werd uiteindelijk hiervoor ingezet.

Ruim 500 artikelen

Alhoewel de extensie nog doorontwikkeld moet worden met alertfuncties en wat uitbreidingen op de mark-up, is Almere voortvarend aan de slag gegaan. Inmiddels staan er ruim 500 artikelen online en worden er dagelijks enkele tientallen aangevuld of nieuw aangemaakt. Het is uiteraard voor iedereen even wennen dat de “kennis” niet meer het exclusieve domein van de vakafdeling is, maar nu door iedereen te benaderen en te bewerken. Problemen daarmee verwacht Almere niet: “Het zelfreinigend vermogen moet voldoende zijn om mensen ervan bewust te houden dat onzin en grappen niet bedoeld zijn, maar dat het een serieus iets is”.

Open wiki

De wiki is echt volledig open, er zijn geen beperkingen. Afbeeldingen (waarbij deze wel of eigen werk of uit de commons moeten komen), teksten, links, interne en externe referenties, alles mag. Er is ook niet direct een “grens” aan het onderwerp waarover de interne wiki gaat, al is het wel de bedoeling dat het verbonden blijft met het werk in en de stad Almere en zijn inwoners. Voorafgaand aan de lancering hebben de oorspronkelijke redacteuren allemaal training gehad in de mark-up (opmaak), om zo een bepaalde basis aan teksten gereed te hebben bij lancering. Deze markup is daarna via de wiki (hoe kan het ook anders) beschikbaar voor de hele organisatie. 

Kennis uit de kast

“De droom is uiteindelijk een groot gedeelte van de niet-intern gebonden informatie, oftewel de informatie die voor de hele stad van belang is, ook open te zetten voor die stad. Zover zijn we nog niet, dat heeft ook met de beveiliging van de interne systemen te maken. Wel merken we dat medewerkers zich steeds meer met de wiki bezig houden, sommigen zijn echt heel enthousiast om hun onderwerp zo goed mogelijk in de wiki te krijgen. Het goed doorlinken naar elkaar kan nog iets beter, maar ja, het lijkt erop dat het ons gaat lukken om de kennis uit de kast en op het intranet te gaan krijgen”.

 

Meer weten over de extensie? Een wiki inzetten voor uw eigen organisatie? Mail of bel 058 280 28 87 voor meer info.