De kunst van een cursusmodule

Het klinkt relatief eenvoudig: het maken van een cursusmodule op het intranet, waar medewerkers van je organisatie kunnen kijken, kiezen en inschrijven. Echter, als je inzoomt op het vraagstuk, komt er heel wat bij kijken, zegt projectleider en adviseur Tom Ritzen van gemeente ’s-Hertogenbosch. “De module moest communiceren met Microsoft Exchange, bij het aanmelden van een cursus moesten de verschillende data meteen in de agenda geplaatst worden, bij het uitschrijven moesten ze ook weer verdwijnen. De module moest tevens kunnen aangeven hoeveel plek er nog was, en wanneer de cursus vol zit die melding ook weergeven. Kortom, nogal wat geautomatiseerde processen.”

Hoe groter de aanbieder, hoe minder ze konden voorzien in specifieke wensen

Eerder was er een zelfgebouwde module voor het cursusaanbod. Bij het lanceren van het nieuwe intranet voor ’s-Hertogenbosch, verviel deze tezamen met het oude intranet. Een zoektocht naar een aanbieder voor een nieuwe module voor het nieuwe intranet werd gestart. Echter, hoe groter de aanbieder, hoe minder ze konden voorzien in specifieke wensen. Het resulteerde in een op maat gemaakte oplossing van WIND Internet zelf, die ook het nieuwe intranet had geleverd. WIND Internet integreerde de nieuwe cursusmodule direct met het nieuwe intranet in TYPO3. Tom: “Dat is niet alleen in de backend handig, ook aan de voorkant ogen het intranet en de cursusmodule nu hetzelfde. Dat zorgt voor een vertrouwd en overzichtelijk beeld.”

Tijdswinst
Gemeente ’s-Hertogenbosch is een omvangrijke organisatie met 2400 medewerkers, opgedeeld in zes sectoren. Trainingen worden organisatiebreed aangeboden, juist om medewerkers van verschillende sectoren met elkaar te laten samenwerken. Gemiddeld worden er zo’n 30 verschillende cursussen en trainingen tegelijk aangeboden. Door het grote cursusaanbod is het belangrijk zoveel mogelijk functies te automatiseren. Dat creëert tijdswinst voor de ondersteuners bij personeelszaken.”

‘Nee maar’
WIND Internet zorgde in het ontwikkelproces bij iedere stap voor een nieuw prototype, waar Tom en zijn collega’s als gebruiker doorheen konden klikken. “De meest praktische manier om te checken of alles naar wens werkt en handig is.” Telefonisch overleg en het versturen van screenshots over en weer waren hierin gewillig, vanwege de afstand en de heersende coronacrisis. Het heeft het resultaat niet in de weg gestaan. Tom: “WIND Internet was in deze samenwerking heel open, geïnteresseerd en meedenkend. Die houding is een heel fijne om mee te werken. Ze zeggen niet snel nee, dan is het ‘nee, maar’. Daardoor kunnen we nu tevreden zijn met wat er nu staat.”

Is er binnen jouw organisatie vraag naar een oplossing voor het organiseren van (interne) cursussen? Neem dan contact op met Peter Wijngaarden.

Cursusmodule gemeente 's-Hertogenbosch
Image mask
“WIND Internet was in deze samenwerking heel open, geïnteresseerd en meedenkend. Die houding is een heel fijne om mee te werken.”
Image overlay

Tom Ritzen

Projectleider en adviseur